Đây là một trong nhiều điểm mới được điều chỉnh trong Luật Công chứng 2024, có hiệu lực từ ngày 1/7, sau 10 năm thi hành Luật Công chứng 2014.

Về hoạt động lưu trữ hồ sơ công chứng, luật năm 2014 không phân định thời hạn lưu trữ hồ sơ tối thiểu cho từng loại giao dịch, chỉ nêu yêu cầu chung. Theo đó, bản chính văn bản công chứng và các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng phải được lưu trữ ít nhất 20 năm tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.

Tại điều 68, luật mới phân loại giao dịch theo mức độ quan trọng để quy định thời gian lưu trữ tối thiểu tương ứng. Cụ thể, với các giao dịch có đối tượng là bất động sản, luật yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng phải lưu trữ hồ sơ tại trụ sở trong ít nhất 30 năm. Các giao dịch khác thời gian tối thiểu 10 năm.

Việc lưu trữ ngoài trụ sở phải được sự đồng ý của Sở Tư pháp nơi tổ chức công chứng đặt trụ sở.

Xem chi tiết: Quy định về lưu giữ hồ sơ công chứng

Theo Luật công chứng có hiệu lực từ 1/7, tổ chức hành nghề công chứng phải lưu trữ hồ sơ các giao dịch bất động sản trong ít nhất 30 năm và ít nhất 10 năm với các loại giao dịch khác. Ảnh: Hải Thư

Không chỉ quy định thời hạn, luật mới cũng siết quy định bảo quản hồ sơ công chứng trong quá trình lưu trữ này. Theo đó, tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm bảo quản hồ sơ chặt chẽ, thực hiện đủ các biện pháp an ninh, an toàn về phòng, chống cháy, nổ, ẩm mốc, mối mọt.

Trường hợp bị giải thể hoặc chấm dứt hoạt động, tổ chức hành nghề công chứng đó phải thỏa thuận để tổ chức hành nghề công chứng khác trong cùng tỉnh lưu trữ các hồ sơ này.

Việc cấp bản sao của văn bản công chứng cũng được quy định chặt chẽ hơn. Theo điều 69 của luật năm 2024 việc cấp bản sao văn bản công chứng được thực hiện khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu hoặc theo yêu cầu của các bên tham gia giao dịch, người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến giao dịch đã được công chứng.

Riêng việc cấp bản sao theo yêu cầu của người có quyền, nghĩa vụ liên quan, luật mới yêu cầu chỉ được thực hiện khi người yêu cầu công chứng đồng ý.

Trường hợp người yêu cầu công chứng đã chết hoặc pháp nhân chấm dứt hoạt động thì phải được sự đồng ý của người thừa kế hoặc người cá nhân, tổ chức kế thừa quyền, nghĩa vụ của pháp nhân đó. Đây là những yêu cầu mà luật cũ không quy định.

Mọi hồ sơ công chứng giấy phải được dữ liệu hóa

Cũng theo luật mới, từ 1/7 công dân có nhu cầu có thể thực hiện việc công chứng điện tử, trực tuyến.

Tại Nghị định 104/2025 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành luật công chứng mới, Chính phủ quy định với các giao dịch được thực hiện từ 1/7, tổ chức hành nghề công chứng phải chuyển đổi hồ sơ công chứng giấy thành thông điệp dữ liệu để lưu trữ điện tử.

Các hồ sơ thực hiện trước thời điểm này cũng phải được chuyển đổi và lưu trữ điện tử bởi tổ chức hành nghề công chứng đang quản lý hồ sơ đó.

Theo thống kê của Cục Bổ trợ tư pháp, Việt Nam hiện có 3.220 công chứng viên và 1.298 tổ chức hành nghề công chứng. Ảnh: Phạm Dự

Hồ sơ công chứng sau khi chuyển đổi thành thông điệp dữ liệu phải bảo đảm tính chính xác về nội dung so với hồ sơ công chứng giấy và phải được tổ chức hành nghề công chứng xác nhận bằng chữ ký số trước khi lưu trữ. Thời hạn lưu trữ được thực hiện như điều 68 nêu trên.

Với hồ sơ công chứng giấy đã được dữ liệu hóa, bản giấy gốc, hoặc bản chính dạng giấy vẫn phải tuân theo quy tắc trên (ít nhất 30 năm với giao dịch đất đai, 10 năm với giao dịch khác). Các thành phần khác của hồ sơ giấy mà không phải là bản gốc hoặc bản chính vẫn phải được lưu trữ trong ít nhất 5 năm, theo Điều 59, Nghị định 104/2025.

Hồ sơ công chứng điện tử phải được đồng bộ lên cơ sở dữ liệu công chứng theo thời gian thực để phục vụ lưu trữ lâu dài, phục vụ công tác kiểm tra, giám sát và chia sẻ liên thông với cơ quan có thẩm quyền. Hồ sơ này phải được bảo đảm an toàn thông tin cấp độ 3 trở lên.

Dưới góc độ người dân, bà Phạm Thị Giảng, 52 tuổi, trú quận Hai bà Trưng, Hà Nội đánh giá các quy định mới về lưu trữ điện tử, dữ liệu hóa các hồ sơ, văn bản công chứng vô cùng cần thiết, khoa học và tiện lợi.

Theo bà, việc số hóa cơ sở dữ liệu công chứng giúp người dân tránh được việc thất lạc các giấy tờ quan trọng trong các điều kiện bất khả kháng như hỏa hoạn, thiên tai, đảm bảo việc truy xuất dữ liệu dễ dàng, bảo mật cao.

"Đặc biệt với các loại giao dịch đất đai - tài sản quan trọng, có tính thừa kế qua nhiều thế hệ, việc kéo dài thời gian lưu trữ và chuyển sang lưu trữ điện tử giúp người dân trút bỏ được nhiều nỗi lo", bà nói.

Theo Điều 21 của Luật An toàn thông tin mạng năm 2015, hệ thống thông tin được phân loại theo 5 cấp độ an toàn. Trong đó, cấp độ 3 là cấp độ mà khi bị phá hoại sẽ làm tổn hại nghiêm trọng tới sản xuất, lợi ích công cộng và trật tự, an toàn xã hội hoặc làm tổn hại tới quốc phòng, an ninh quốc gia.

Luật Công chứng năm 2024 chính thức có hiệu lực từ 1/7/2025, gồm 8 chương 76 điều, giảm 2 chương và 5 điều so luật cũ.

Hải Thư